前回は、Evernoteの特徴的な機能である「タグ付け」について改めてご紹介しました。
今回は、Evernoteにタグを付けることで、何が便利になるのか、少し補足してみましょう。
全くタグを付けないと…
Evernoteには強力な全文検索機能があります。それには画像内文字認識が含まれます。更に、プレミアム会員になるとPDFやOfficeファイル内の文字まで検索してくれるのです。
この機能は実に便利で、なんでもかんでも検索したい時は重宝します。ただ、検索目的によってはもっと検索結果を絞り込みたい時もあります。こうした時は、全文検索をしてしまうと目的以外のノートまで検索されてしまいます。
以下は富田の例ですが、現在加入している傷害保険について確認したいとします。ちなみに、保険の申込書や証券等は全てスキャンしてPDFファイル化し、Evernoteに保存しています。
ここでも「ポケット一つの原則」が重要になります。とにかくEvernoteのノートを検索すれば、ここにあるということが大事です。ここになければ他にはない、という状態です。勿論、保険証券現物は別に保管してあります。申込書や説明書はスキャンしたら捨ててますが。
おもむろに、Evernoteの全文検索で全てのノートを対象に「傷害保険」を検索した結果が以下の画面です。23個のノートがヒットしました。
以前書いた通り、とにかくEvernoteには何でも放り込んでいます。ブログ記事も、別記事で紹介予定の「Web Clipper」という機能を用いてEvernoteに保存しているので、ブログ記事に使用したスクリーンショット内の文字まで検索されてしまいました。これはこれで、検索目的によっては便利な機能ですが、ここでは邪魔な結果です。
タグを付けて検索すれば…
全文検索では、雑音というか余計なノートまで検索されるので、傷害保険そのものの情報を保存したノートには、あらかじめ「傷害保険」というタグを付けておきます。保険だけでも、他に「国民健康保険」や「生命保険」や「損害保険」「入院保険」等のタグを付けています。
では、改めて「傷害保険」というタグを付けてあるノートを検索してみましょう。
検索結果は以下の通り、16個まで絞り込まれました。このようにタグを付けておくと、望む結果まで短時間で辿り着くことができます。
ここでは分かり易く説明するため、母数があまり多くない事例を挙げましたが、これが全文検索では230個ヒットし、タグを付ければ16個までに絞り込まれたと仮定すれば、タグを付ける意味が俄然大きくなってくることをご理解頂けると思います。
ということで、今回はタグを付けることで得られるメリットについて補足説明してみました。Evernoteを使い出したら、ノートを保管するノートブックの数はそんなに増やさずざっくりと作成し、その代わり柔軟に付けられるタグを大いに活用して後からの検索作業を楽にするのがお勧めです。
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さて、今日はここまで。次回もEvernoteの具体的な使用例のご紹介を続けます。
ではまた！(^_^)
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(2014.3.5記)
