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さて、「今日の一言メモ」第12回です。
基本は「5W1H」
誰もが習い、誰もが知っているであろうことに「5W1H」があります。
物事を計画的に進める際，あるいは物事を正確に伝える際に用いられる確認事項ですね。
Who (誰が)、What (何を)、When (いつ)、Where (どこで)、Why (どんな目的で)、How (どのように) の頭文字を合わせたものです。
僕は現在、ITコンサルタントとしてクライアントやビジネスパートナーと、実際に相対して、またはZOOMなどのネットミーティングを行うことが多いです。
「会議は踊る」という言葉がありますが、多くの企業で行われている会議はなかなか結論が出ず、時間ばかりかかるというケースも多いようです。
そのため、ミーティングに際して気をつけていることは、きちんと結論を出し決め事を明確にしておくことです。
決め事とは以下の点を指します。
- 誰が
- どういうタスクを
- いつまで (何月何日何時) を期限として
- どういう形で (ドラフト文章として、概念図として、最終提出形で) 遂行するか
デッドラインを設定することが重要
ここで重要なのは「いつまでを期限として」です。「できるだけ早く」とか「来週早々」では、期限が明確ではなくズルズルと遅れがちになってしまうからです。
この点については、吉越 浩一郎さん、立花 岳志さん共著による「クラウド版 デッドライン仕事術」がたいへん参考になりました。
時間のかかるタスクは1週間毎のマイルストーンを設定する
今は、週に1回の定例ミーティングを行っているので、1週間毎の進捗管理は欠かせません。
通常のタスクは、その完了までに1週間を超えて時間がかかるケースが多いでしょう。
その場合は、1週間毎に到達すべきマイルストーンを設定し、予定通り進捗しているか確認します。
要は、マイルストーンにデッドラインを設定し厳守するということです。
こうすることで、進捗に遅れが生じた場合、早めに手を打つことが可能になるのです。
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さて、今日はここまでにしましょう。
ではまた！
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(2019.1.16記)
