さて、今日は複数メンバーで行うミーティング内容 (新たなインプット) を記録するために、どんなメモを残すのがベストか、について考えてみます。
ミーティングで重要なことは何か
昨日は、インプットの手段として大いに有効な「読書」をした時に、どのような読書メモを作成しておけばいいのか、について考えてみました。
その結果、「著者が解決しようとしている問題を定義する」ことが有効、という考えに至りました。
では、いろいろな意見やアイデアに触れて啓発されることも多い「ミーティング」に参加した時に、どのようなメモを作成しておけばいいのでしょうか？
まずは決めたことは何か明確にする
「会議は踊る」という言葉がありますが、多くの企業で行われている会議はなかなか結論が出ず、時間ばかりかかるというケースも多そうです。
僕は現在、ITコンサルタントとしてクライアントやビジネスパートナーと、実際に相対して、またはSkypeなどのネット経由でミーティングを行うことが多いです。
そこで、気をつけていることはまずはきちんと結論を出して、決め事を明確にしておくことです。
決め事とは以下の点を指します。
- 誰が
- どういうタスクを
- いつまで (何月何日何時) を期限として
- どういう形で (ドラフト文章として、概念図として、最終提出形で)
遂行するか、ということです。
ここで重要なのは「いつまでを期限として」です。「できるだけ早く」とか「来週早々」では、期限が明確ではなくズルズルと遅れがちになってしまうからです。
この点については、吉越 浩一郎さん、立花 岳志さん共著による「クラウド版 デッドライン仕事術」がたいへん参考になりました。
そして、後でここで記録したメモを見返して、その内容を必ずグループウェアの「ToDoリスト」に登録 (記録) しておくのです。
今は、異なる組織、離れた地域のメンバーが情報共有できるように、無料のクラウド版グループウェア「サイボウズLive」を使用しています。
メールアドレスさえ登録すれば、無料で300人まで使えるので重宝しています。機能としては、グループチャットや掲示板、ファイル共有など、チーム運営に必要な機能が一通り揃っています。
アイデアや新企画の構想などはどう記録する？
次に、ブレーンストーミングのように、アイデア出しや新企画の構想を練るミーティングの時は、どのようにメモをとるのがいいのでしょうか？
こうしたメモは、一冊の手帳に手書きで残すことが有効だと思っています。
そして、自由な形式でメモした方が発想が柔軟に広がると思いますが、一応次のようなルールを決めています。
- 1件につき、1ページを使う
- 調べなければいけないことや、メンバーに依頼した事項などの先頭には「□」のチェックボックスをつける
- 図形やイラストを使う
- 数値化できることは数値を使う
こうした点については、「手帳の使い方 仕事や会議で上手にメモを取る5つの方法」という記事などを参考にしています。
というわけで、ミーティングメモについては、これからも自分なりの工夫を加えてアップデートしていきたいと思っています。
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さて、今日はここまでにしましょう。
ではまた！
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(2016.1.16記)
