さて、夢の実現に向けて行動を起こした時、次に「1日24時間の壁」が目の前に立ちはだかります。時間が足りなくなるのです。
そこで、時間の効率的な使い方をあれこれ工夫するわけですが、つい先日出版された本「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？」を丁度読みました。
大変参考になりましたので、前回はその内容について概略をご紹介しました。
今回は、本書の第2章について書いてみたいと思います。
精神論では「時間のムダ」を減らせない
時間が足りなくなった時、人は往々にして「自分の集中力が足りなかった」「ついつい横道にそれてしまった」と自分を責めがちです。
そして「気を引き締めて頑張ろう！」と決意して、次の日から取り組むものの、気がついたらネットサーフィンをしていた…と、なりがちです。
本書第2章で印象に残った一文に、「『ムダな時間を省きましょう』というアドバイスは意味がない」というものがあります。
「さあ、これから自分はムダな時間を楽しく過ごそう！」とは、誰も思わないはずですよね。ムダな時間を省かなきゃいけないことは、誰でも分かっているのですから。
では、どうしたらムダな時間を省けるのか？
本書第2章では、「『タスクシュート時間術』で時間のムダを劇的に減らす」として、次の5項目について述べられています。
- 1日の時間をまずシミュレートすることで、集中して仕事に取り組む
- 「とりあえず」やらずに1日トータルの時間を有効に配分する
- シミュレーションでできること・できないことを見極める
- シミュレーションのベースとなるタスク時間を正しく見積もれるようになる
- やるべきすべての活動をなんとかやりぬくための時間調整をする
この5項目全体を通して次の効果が得られるとしています。
「よけいなこと、無理なこと、ムダなことまでやっている暇は1秒もない」ことを骨の髄まで思い知る。
計画はどうせ狂う、だから計画を立てる
著者の佐々木さんは、カーナビが予想する目的地到着時刻を例として挙げています。
カーナビが示す予想時間は、あくまで目安であって途中の渋滞状況によって時間が変わることは誰でも分かっています。予想時間に従って何が何でも運転しなければいけないわけではありません。
タスクシュート式では、仕事を含むすべての行動について、1分以上を要する項目については、すべて時間を見積もることになっています。
でも、これは病的に几帳面に物事を進めるためではありません。
あくまで、何時何分にすべてが終了する予定なのか、目途をつけるためです。これでいつ眠りにつくことができるか、予想可能になります。なんといっても睡眠は大事ですから。
まず、こなさなければならない作業量を見積もり、それをどの位の時間で処理できるかも見積もる。
睡眠や食事やトイレなど、1日すべての作業量と時間を見積もって合計したら、48時間だった！ということになるかもしれません。
そこで、作業量を調整して、24時間に収めたとします。それでも、30分で終わる予定の作業に1時間かかったり、緊急な用件が発生して、結局残業になってしまい、しわ寄せが睡眠時間を削ることにきたりします。
そして、見積もった作業項目すべてについて、開始時間と終了時間を記録していきます。見積もり時間の集計や、実際作業に要した時間の集計は、Excelで作り込まれた「TaskChute2」がすべて自動計算してくれます。
こうして、見積もりと実績の記録が毎日作られていきます。
そのうち、30分で終わると見積もった作業が、いつも1時間かかっていることに気づくかもしれません。そうしたら見積もり時間を修正して、1時間としていきます。
ルーティンワークであれば、システム化したりなんらかの仕組み化をしないと、作業時間は減らすことはできないでしょう。
まかり間違っても「もっと根性を出せば30分で終わるはずだ！」などと思わないことです。
「時間が多くかかっていること」を調整しようとしてもうまくいかないのです。
こうして実績が明らかになってくると、今度は正確でない見積もりがイヤになってくる、と佐々木さんは書いています。
人は実際できることより、もっとできると思いがちである
確かに、自分ならこの位できる、と思いたいものです。
でも、その仮定も、体調が最高潮で精神的にも充実していて、活動する時間すべてにやる気と集中力が継続していて初めて実現できることかもしれません。
実際には、風邪気味でだるく、難しいことを考えると頭が痛くなり、とても集中力が続かずやる気も起きない日もあるわけです。
そうした状態も考慮に入れて、精神論だけで対処せず、ロジカルに時間を見積もり、正確に実績を記録していく。
あくまで、見積もりは狂うものだと割り切り、狂った場合の軌道修正ができるようにしておく。
著者の佐々木さんは、実際には長い間、時間管理がうまくできずに悩んだそうです。
また、このタスクシュート式に辿り着いて数年を経た今でも、朝予定した見積もりが大きく狂い、夜になって寝る時間が2時間遅くなったりもしているそうです。
それでも、最初に見積もっておけば、狂ったとしてもどのように対処すればよいか、すぐに判断できることがメリットと断言されています。
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さて、今日も長くなってしまいました。次回、第3章の「割り込みに振り回されないためにすべきこと」に続きます。
ではまた！(^_^)
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(2014.4.21記)
