さて、夢の実現に向けた行動を阻む「1日24時間の壁」。足りない時間をどのように工夫するのか、あれこれ試行錯誤しています。
そんな時、つい先日出版された本「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？」を読んで、とても参考になりました。
今回は、その内容をご紹介し始めて3回目のアップ。今日は、本書の第3章について書いてみたいと思います。
割り込み仕事はなくならない
仕事をする時、私たちはたった一人で作業しているわけではありません。
富田はフリーランスのITコンサルタントをしていますので、クライアントとお会いしたりしている時以外は、基本的に一人で作業しています。
それでも、急ぎのメールや電話が入ったり、自宅仕事場で作業していると奥さんから急に話しかけられたりします。
いわゆる「割り込み」が往々にして発生します。
ましてや、大勢の人達と一緒に過ごしている会社勤めの方は、もっと多くの「割り込み」が発生するでしょう。昼間は割り込み仕事に追いまくられ、残業してやっと本来予定していた仕事を仕上げる、なんて日もあるかもしれません。
本書第3章では、そうした割り込み仕事に振り回されないためにすべきこととして、まず自分が「現在、何をしているのか、そこに何が割り込んできたのか」を、正確に記録することの大事さを示しています。
例えば、FAXの送信作業に5分程度の時間を割く予定で着手したとします。その作業中に上司から「企画会議の資料を作ってほしい」と言われたら、その記録をきちんととります。
こうすることで、何をしている時に、何によって割り込まれたのか、そして、何に戻ればよいのか、目の前にきちんと記録が示されるので迷わないというわけです。
更に、割り込み仕事が必ずあるのであれば、あらかじめ「割り込み仕事対策」ということで一定時間をルーティンワークとして予定に組み込むことを勧めています。
「時間」は「部屋の空間」と同様、伸び縮みしない
本書の例えで面白いのは、人は限られた「部屋の空間」に入れられる家具の大きさは想像しやすいのに、同じように限られた「1日24時間」に入れられる予定は、往々にして過大に見積もりやすいということです。
「気合いを入れればできる！」といくら思っても、4畳半の部屋にダブルベッド2つは絶対入らないように、できないボリュームの予定は24時間に絶対収まらないのです。
更に、部屋を家具でいっぱいにしてしまっては、人が動くスペースがなくなり生活できなくなります。
1日24時間も、睡眠や食事やトイレや、それこそ爪切り等の細々としたことに加えて仕事も全部入れて「十分な広さ」があるかが大事です。
筆者の佐々木さんは、睡眠に加えて昼間の活動中にとる「休憩」が特に大事だと説きます。生産性を落とさないために休憩は大切なのです。
「割り込み」は他人からだけでなく、自分からも発生する
自分自身が割り込みを発生させていることもありますね。本書では、次のように例示されています。
- 脱線系 (現実逃避)
- 仕事を増やす系 (完璧主義)
- 先送り系 (未来の自分に任せる)
脱線系の代表格は、仕事中の調べ物がいつのまにか関係ないネットサーフィンになっていることでしょうか。
上述のように、FAX送信の仕事中に、上司に頼まれた仕事が割り込んだ時に、企画資料を作成しながらネットサーフィンをしてしまうことも往々にしてあるわけですが、それもきちんと記録する必要があります。
自分で脱線していることを記録することを繰り返すと、どうでもいい現実逃避が貴重な時間を圧迫していることを目の前に突きつけられて、やりにくくなってくるからです。
更に、完璧を期して、そこまでやらなくてもいい仕事を増やしたり、疲れている時は「元気な明日の朝にやろう」と先送りしたりします。
こうしたことも「割り込み」と定義できるのですね。
でも、ルーズな自分にきちんと記録がとれるのか
本書読了後、改めて「TaskChute2」のシートを開いて見てみました。
まずは使い出すことが大事と思いますが、ある程度は「使い方」を学ばないといけません。
そして、タスクシュート式の効果を一通り実感できるのは、一定期間記録をきちんと残した後だと思います。
ここで、「木こりのジレンマ」という寓話を思い出しました。ご存知の方も多いと思いますが、確か次のような内容です。
「あるところに、一人の木こりがいました。彼はとても働き者で、1日に20本の木を切り倒すことができました。
彼は毎日毎日、額に汗して一生懸命働きました。ところが、1日に切り倒せる木が段々少なくなってきて、とうとう10本位しか切り倒せなくなりました。毎日毎日使い続けて、斧の刃が鈍ってきたのです。
見かねた村人が木こりに声をかけました。『斧の刃を研いだらどうだい？』
木こりが答えました。『そんな暇はないんだよ！』……」
自分の一日を思い返してみます。割り込み仕事が発生した時は、たいてい急ぎの時です。更に外出先で移動中の路上で受けた電話だったりします。
そんな時にTaskChuteのシートに向かって、割り込み仕事の内容と開始時間、終了時間をきちんと記録できるのだろうか？PCを開いたりできるのだろうか？、と思ってしまいます。
多くの達人達が使いこなしているのですから、何かノウハウがあるはずです。ネットで情報を得たり、セミナーも開催されているので研究しないと。
まずは「斧の刃」を研がないといけませんからね。
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さて、今日も長くなってしまいました。続きは、第4章の「先送りを繰り返して時間を失わない技術」です。
ではまた！(^_^)
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(2014.4.22記)
