Challenge Next Stage 〜目指せ!出版への道〜

033 「Gmail」でも時間効率化!【ITおじさんの、楽に・楽しく・情報化 (11) 】時間効率化その5

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これまで色々なITツールを使いこなす時間を作り出すために、まずは時間の効率化を図りましょう、という提案をしてきました。更新されたサイトやブログを自動的に探してくれるRSSリーダーの活用、最近「ググる」という言葉が一般的になってきたGoogle検索を如何に素早く行うか、そしてデジタルでスケジュール管理をすることで様々な恩恵を受けられるGoogleカレンダーといった一連のGoogleサービスがとても役に立つことをご理解頂けたかと思います。

【過去記事】
RSSリーダーGoogle検索(1)Google検索(2)Googleカレンダー

そして、いよいよメール機能として現在個人ユースでは最も普及していると思われるGmailのご紹介です。最近お会いしてプライベート名刺を交換すると、ほぼ100%の方がGmailのアドレスをお持ちになっています。

何を今更と思われる方も多いと思いますが、では、このGmailというサービスがどのように時間の効率化に役立つのか改めて見ていくことに致しましょう。

10_アイキャッチ画像  
 
◇◇◇ Gmailとはどのようなサービスか ◇◇◇

電子メールが普及するようになったのは、あのWindows95が発売された1995年以降と記憶しています。Windows95には発売して割とすぐInternet Explorerが無料で追加されて、あれよあれよという間にインターネットが普及し、Yahoo!等の検索サービスと共に電子メールが使われるようになりました。

個人が無料で使える電子メールは、Yahoo!やMicrosoftが提供するメール機能、いわゆるフリーメールが最初に普及しました。その後登場したGoogleは検索機能をはじめメール機能等を無料で次々と提供し、いわゆるスタンダードの地位を獲得したように見えます。

では、まずブラウザ上で表示された富田のGmailの画面を見てみましょう。

30_Gmail画面

そして、こちらはiPhoneのGmailアプリ画面です。勿論、iPhone標準ブラウザアプリのsafariでも利用可能です。

35_iPhone画面

Gmailが持つ機能は多岐に亘るので、ここでもGoogleのヘルプ画面をご紹介しておきます。

40_Gmailヘルプ画面

どうですか?見た目は大変シンプルですが、色々な機能が隠されていていることがお分かり頂けると思います。

 
 
◇◇◇ Gmailが何故時間の効率化に役立つのか ◇◇◇

でも、沢山ある機能の内、ほんの少しの基本的な機能を使うだけで十分その恩恵を受けることができます。どんな恩恵を受けられるか、細かくあげるとキリがないので、主に時間の効率化に役立つメリットをあげてみましょう。

◇ メールを保管できるサイズが大きい

…現在無料で利用できる容量は10GBと大変大きいものです。空き容量を確保するためにメールを削除したりする必要がないので、管理に要する時間が不要になります。

◇ 保管したいメールは保管庫に移動できる

…Gmailの特徴ですが、メールを削除するのではなくアーカイブ機能を使って保管庫に移動できます。このお陰で受信トレイには当面必要なものだけ残しておけるので、処理が必要なメールに集中できます。

◇ 全てのメールを瞬時に検索できる

…受信トレイや保管庫にあるメールがどんなに多くても、キーワードを指定することで一瞬で検索できます。Google検索で定評のあるスピードと同じです。また、件名・差出人・宛先・本文関係なく一気に検索できるのもありがたい機能です。

◇ 迷惑メールに煩わされない

…迷惑メールかどうかの判断機能が大変秀逸で、受信トレイには常に迷惑メール以外のメールが表示されます。もう朝一番で迷惑メールを削除する時間は不要になります。でも、たまに通常メールが迷惑メールに振り分けられてしまうケースがあります。富田の経験では、Amazonからの出荷連絡メールが迷惑メールに入っていたことがありました。でも、一度Amazonのメールアドレスを迷惑メール以外と指定して以降は通常通り届くようになりました。

◇ 受信メールをフォルダに振り分けたり、印をつけることができる

…当然のことながらGmailでもフォルダをいくつも作ってそこに保管することが可能です。差出人のアドレスや件名に含まれる言葉等をキーワードとして仕訳ルールを一度作成して登録しておけば、あとは自動で振り分けてくれるので、読んだ後はアーカイブするだけです。

…また、重要なメールに印(スター)を付けたり、フォルダ毎の振り分け以外に様々な属性のラベルを付けることができます。一つのメールにいくつもラベルを付けられるので、「同窓生」「中学」と付けたり、「同窓生」「高校」と付けたりできます。後で、「同窓生」のラベルが付いたメールを検索すれば、中学・高校・・・全てが検索できますし、「高校」で検索すれば、高校時代の同窓生だけ検索をすることが可能になります。様々な検索が可能なので、メールを探す時間が短縮できます。

◇ インターネットとブラウザがあればいつでもどこでも使うことができる

…Gmailも「クラウド」で実現した機能なので、他の人のPCやインターネット喫茶のPCでも利用可能です。(この場合は、利用後必ずGmailのサービスからログアウトする必要があります。)

…また、iPadやiPhone等のタブレットやスマホを持っていれば、外出先の隙間時間でいつでもメールを確認でき、その時作成送信したメールや、受信したメールの未読・既読が同期されるので、最新の状態が保たれます。

◇ 殆どのメールソフトでGmailを利用できる

…最近では、PCであれMacであれ標準のメールソフトや市販されている或いは無料で提供されているメールソフトが沢山あります。自分が使いやすいソフトが使えるいい時代になりました。Gmailはこれらのソフト全てで利用可能なので、慣れ親しんだソフトが使えます。Gmailのためだけに操作を習熟する時間は不要です。(Gmail独自の検索機能や他の機能を活用するにはブラウザ上で使用するのが一番ですが・・・)

 
 
◇◇◇ 使いこなしの先人達はどのように使いこなしているか ◇◇◇

以前ご紹介した「Google検索の仕方」で検索対象をブログに指定した方法をここでも試して見ましょう。

50_Googleブログ検索画面

例えば「Gmail 使い方」等とキーワードを入力すると、それこそ沢山の結果が表示されると思います。検索対象期間を変えてみたり色々と試してみて、いくつかのブログを見て頂くことをお奨めします。

55_ブログ検索結果画面

 

(2013.3.9追記)

昨日、この記事をアップした後、達人のHAYAさんがご自身のブログにGmail使いこなしに関する記事をアップされているのを発見しました!

なんともハヤ、グッドタイミングというかピッタリというか・・・早速ご紹介しましょう!

話題のメールアプリに飛びつく前にまずは自分にあったGmail管理方法を確立しよう | HAYA技
話題のメールアプリに飛びつく前にまずは自分にあったGmail管理方法を確立しよう …
ご覧頂くと分かりますが、複数のGmailアカウントを取得し、ネット上のサイト登録等外部に漏れる恐れのあるアドレスは別に使う等の使いこなしが書かれています。(富田はGmailを使い出す前に取得していたYahoo!アドレスを同じ用途で使ってます。)

Gmailのメリットは複数のアドレスを取得しても、特定のアドレスで一元管理ができることです。それなりの設定は必要ですが、それについてもブログ検索をすると沢山の事例を見ることができますよ。(追記終)
 
 
◇◇◇ 最後に ◇◇◇

今回はGoogleのサービスでも中核をなすGmailの機能をご紹介してみました。

(RSS)リーダー、検索、カレンダー、メール、それぞれに大変多機能なGoogleのサービスですが、その基本的な機能を使いこなすだけで、日々の時間効率は大変アップします。まずは使ってみること、分からないことがあったらGoogleが用意しているヘルプ機能を利用すること、そして先人達が残してくれた数々の経験と知恵をブログ検索で調べてみること。

こうした経験を積むことでアナログだけの世界から一歩進んだ世界を楽しむことができると思います。そしてデジタルツールを使うことはあくまで手段です。限られた時間を有効に活用するために利用できるツールは最大限利用して、リアルな世界で豊かな体験を数多く積んで頂きたいと思っています。

さて、長くなりました。次回以降は時間の制約を解き放った後、ITを活用して場所の制約をどう解き放っていくかにテーマを移しご紹介していきたいと考えています。

では、これからも「楽に・楽しく・情報化」を目指して参りましょう!

「ITおじさんの、楽に・楽しく・情報化シリーズ」まとめページはこちらです。

 
 

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(2013.3.8記)

富田 邦明

IT関係のコンサルタントをしております。
業務効率化・システム改善だけでなく、経営者視点のリスクマネジメントも同時に行い、人とテクノロジーのシナジー(相乗)効果を最大限にすること、そして、活き活きとした雰囲気で働ける環境作りを目指しています。

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人生のセカンドステージを、ポジティブ&アクティブに過ごすことを目指して、アラカン(アカウンド還暦)世代の筆者が思いを綴るブログ。
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